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.遵循共同共享、共同管理的原则,减少文件的数量和存放场所;减少用于提高文档安全性和机密性的文档数量,从而降低文档管理成本。
文件丢失或与文件相关的处理后,文件归档过程分为两个阶段。
许多文件无法立即归档和签入,需要相关部门继续移动、使用和处理。要临时管理这些文件,必须设置专用文件柜。由负责人或相关人员使用和保管。现阶段文件存放地点齐全,责任在使用者和保管者。
(一)存储阶段。文件处理完毕后,所有文件必须从负责人使用的文件箱中取出,提交到各部门的共享文件箱。个人保存的文件原则上不超过两年,一般一年提交一次。
摘要:本文探讨了文档管理的要点,发现文档管理的质量对企业的发展有很大的影响。另外,为了满足管理质量的要求,必须仔细规划管理体系的实施、基本条件和要点,以达到最佳的管理效果,管理者必须重视扎实的基本素质。欢迎专家参考指出。
关键字:文档文件;文件管理;标准化;信息化
文件中往往记录了相应的单位和企业的历史发展过程。因此,档案具有宝贵的历史价值,可以积极引导和促进公司和企业的未来发展。但是,如果现代社会的各个方面都发生了巨大的变化,工作人员就需要管理文件和档案。
(1)执行上级召开的会议的主要文件、资料以及上级出具的公司应当执行的文件。
2)上级领导视察公司工作时的重要指示、讲话、标题、照片、特别有保存价值的录音录像。
2)公司发行(包括转发)各种正式文件的分发稿、印刷稿及重要文件的修订;
(五)反映公司经营活动和科技管理的专业文件和资料;